Format Réunion

À chaque espace de Réunion, sa fonction!

Pour échanger de façon optimale avec vos interlocuteurs, il vous faut réfléchir au type de salle qui sera le plus adapté à vos intentions. Aussi devez-vous vous interroger sur la capacité d’accueil de votre espace, sur les loyers pratiqués, sur les équipements  dont vous pourrez disposer… 

D’autres éléments doivent par ailleurs figurer dans votre cahier des charges lorsque vous souhaiterez occuper à la location des salles de réunion. Il en existe en effet de multiples types, dédiées à des types d’échanges bien spécifiques. Négliger ou transiger sur un point qui vous semblera pourtant dérisoire pourra ainsi vous amener à manquer votre objectif.


Des prérequis pour tout espace de réunion

Toute salle de réunion devra présenter certaines caractéristiques bien précises afin que votre évènement soit un succès.

L’une des plus élémentaires étant le mobilier flexible présent dans des salles dédiées à des usages qui le seront tout autant. Dans le cas où vous souhaiteriez évoluer dans un volume spacieux, une table longue pour accueillir l’ensemble de vos partenaires pourra être une exception à la règle.

L’accès à un réseau wifi de qualité est un atout qui devient même un prérequis tant notre société s’appuie sur les télécommunications. Lire vos mails, avoir accès à vos espaces de stockage, travailler en équipe sur un même fichier via des solutions de type google doc… Autant de types de besoins ou des alternatives au papier ou téléphone connecté doivent être présentées pour davantage de praticité.

Une espace de réunion se définit bien sûr par sa capacité à permettre un échange facile entre les différents individus qui y évolueront. Pour remplir cette fonction, la question des équipements est certes centrale mais d’autres facteurs rentrent également en jeu.

Ainsi, trop peu de bailleurs et de locateurs s’interrogent sur la question de l’acoustique lorsqu’il s’agit de louer un espace de réunion. Présents dans la salle pour une heure ou pour la journée entière, les différents interlocuteurs qui évolueront dans l’espace verront leur concentration et leur efficacité varier du tout au tout. Cela simplement parce que leur salle sera plus ou moins bien isolée.

De la même manière, la salle de réunion parfaite devra trouver un point d’équilibre entre accessibilité, densité des services et sérénité. Les différentes parties prenantes auront le plus grand mal à avancer dans leurs échanges si des éléments perturbateurs viennent troubler leur concentration. Ils pourront ainsi être gênés par le bruit, ou avoir à cœur de faire écourter votre réunion s’ils redoutent une mauvaise connexion de votre espace de réunion à leurs différents lieux de vie.  

Des spécificités pour donner à votre espace une personnalité

Un espace de réunion pourra se démarquer par la capacité de ses services à proposer au locataire des prestations annexes pour satisfaire ce dernier. Biens consommables à l’instar de paniers repas, prestations tels que vestiaires ou gardiennage, équipements de loisir ou objets culturels… Ces différents éléments peuvent sembler être des détails. Ils sauront pourtant marquer durablement vos invités, employés et partenaires, et renforcer leur concentration au cours de votre réunion.